Gestão por Processos

Interação de processos como ferramenta de Gestão

Interação de processos como ferramenta de Gestão

Quando escrevi o artigo Interação de Processos de Gestão da Qualidade, Gestão de Pessoas e Gestão de Riscos, recebi e-mail e mensagens de amigos, que trabalham em atividades diferentes à Gestão da Qualidade, perguntando o que seria Interação de Processos. Tendo isso, resolvi elaborar esse documento, com objetivo de definir o significado e demonstrar o quanto essa atividade é essencial para Obter Resultados Superiores nas organizações.

Quando uma Organização (empresa) participa de um processo de Acreditação, descobrimos que interação de processos é um requisito normativo e amplamente avaliado no processo de auditoria de terceira parte. É comum auditores relatarem achados da auditoria como NC – Não Conformidades, OB – Observações e OM – Oportunidades de Melhorias, tais como:

Essa linguagem faz qualquer representante ou responsável pela direção, ter dor de cabeça na justificativa do achado. Isso ocorre, porque existe subjetividade nos requisitos, dificultando a prática e que nem sempre, os documentos estabelecidos, definem evidencias objetivas dessas interações.

Em outras palavras, se criam documentos maravilhosos, porém quando questionado ao time, é frágil a aplicabilidade deles. O que os gestores ainda não perceberam, é o quanto a Interação de Processos é essencial para Obter Resultados Superiores na busca pela satisfação dos clientes, internos e externos.

É ela que demonstra a real cultura da empresa para um amadurecimento no Sistema de Gestão da Qualidade.

PDCA SGQ - Sistema de Gestão da Qualidade da Norma ISO-9001:2015
PDCA SGQ Norma ISO9001:2015

As Normas Acreditadoras ou Certificadoras determinam requisitos claros sobre Abordagem de Processo e incentiva sua adoção no desenvolvimento, implementação e melhoria da eficácia do Sistema de Gestão da Qualidade. Abordagem de Processo é um dos Princípios da Qualidade no qual evidencia que uma organização apresenta resultados consistentes e previsíveis quando é gerida por processos que estão interligados entre si.

Muitos gestores desenham processos começando e terminando em si, uma clara e típica interpretação equivocada sobre abordagem e Mapeamento de Processo. É preciso compreender alguns conceitos para utilizar a ferramenta adequada, vamos a elas:

  1. Sistema é um conjunto de processos inter-relacionados para gerar resultados para a empresa;
  2. Processo é um conjunto de procedimentos executados para gerar resultados esperados ao processo;
  3. Procedimentos é um conjunto de atividades executadas para garantir que os resultados esperados ocorram dentro dos requisitos estabelecidos;
  4. Atividades é um conjunto de tarefas que devem ser realizadas para que o processo chegue resultado ao resultado esperado.
  5. Tarefas é um conjunto de compromissos assumidos que devem ser realizados para cumprir com uma atividade.

Seguindo à risca essa definição, um Processo recebe um produto ou informação, que é transformado em um resultado, agregando valor para outro. Após a execução das etapas dos procedimentos, atividades e tarefas.

Mapeamento de processos chaves
Mapeamento de processos chaves de uma empresa

A Interação de Processos, são os requisitos estabelecidos entre as partes (pessoas, processos, fornecedores e serviços de apoio) envolvidas que devem ser cumpridos para que o resultado de um, não afete o outro.

Para evidenciar essas Interação de Processos, gestores definem tabelas de requisitos de entrada e saída, em seus documentos de gestão, mas raramente discutem com a liderança ou provoca Reunião de Análise Crítica destes resultados com as Partes Interessadas.

Modelo resumido de SIPOC para mapeamento de processos
SIPOC como Mapeamento de Processos

O ideal para garantir a cultura da qualidade, seria de discutir com as Partes Interessadas de cada processo, quais requisitos e critérios deverão ser seguidos, para que haja a satisfação interna e estabelecer processos de melhoria contínua.

Modelo de Interação de Processos resumida
Interação de processos como modelo

As atas de reuniões devem ser transformadas em Acordos Estabelecidos entre Processos, com compromisso de que qualquer mudança que seja relevante, podendo alterar o resultado, que se discuta antes de colocar em prática as alterações.

Definir os Indicadores de Performance (KPI´s) junto ao mapeamento de processos, é essencial para fazer o acompanhamento. Esses indicadores servirão para medir e avaliar o desempenho do processo, com intuito de verificar o atendimento aos objetivos e metas estabelecidos.

É recomendável definir durante o Mapeamento de Processo, os perigos e riscos de cada atividade, para que treinamentos sejam desenvolvidos, com objetivo de manter equipe alerta e preparada para lidar com situações adversas ao resultado esperado.

  • redução de tempo e retrabalhos das rotinas diárias;
  • aumento da eficácia na execução das atividades;
  • identificar e reforçar as iterações entre setores (fornecedores/clientes internos)
  • Identificação dos gargalos operacionais;
  • Identificação dos riscos envolvidos no processo;
  • Estimativa dos recursos de cada processo (tempo, pessoas, infraestrutura, entre outros)

Utilizarei algumas definições para elucidar melhor a importância destas palavras para que o RS – Resultados Superiores apareçam.

Abordagem de Processo

Compreende a definição e a gestão sistemáticas dos processos e suas interações para atingir os resultados esperados de acordo com a política da qualidade e com o direcionamento estratégico da organização.

Mapeamento de Processo

É uma ferramenta que faz uma sequência lógica dos fluxos, etapas e objetivos dos processos de uma organização, permitindo uma clareza maior do andamento de uma empresa, sendo possível visualizar as etapas como um todo, observando o início, o meio e o fim.

Processo

Pode ser definido como ação continuada; realização contínua e prolongada de alguma atividade; seguimento, curso, decurso. Sequência contínua de fatos ou operações que apresentam certa unidade ou que se reproduzem com certa regularidade; andamento, desenvolvimento, marcha. Por ser apaixonado pela simplicidade, definirei processo como um conjunto de atividades realizadas para atingir um determinado resultado.

Interação de Processos

Quando buscamos no dicionário, concluímos que interação é a influência mútua de processos inter-relacionados, ação mútua ou compartilhada entre dois ou mais processos ou indivíduos. Podemos definir ainda que é a comunicação entre as pessoas e processos que convivem, para agregar valor aquilo que se faz.

Ter uma gestão integrada é buscar uma sinergia na interação entre esses processos e para isso, é preciso estudar um pouco o relacionamento entre clientes e fornecedores internos (partes interessadas). Na verdade, temos que ter muito claro qual é o resultado esperado dos processos (produtos ou serviços), ou seja, qual a entrega do meu processo para com o meu cliente.

Sendo assim, podemos resumir que interação de processos, é a descrição clara e objetiva dos requisitos de entrada e saída para agregar valor ao resultado esperado no cumprimento das atividades estabelecidas.

Partes Interessadas

Identificar as partes interessadas, os indivíduos, setores ou empresas, que afetam direta ou indiretamente o resultado esperado do processo, sendo afetados por ele, de forma positiva ou negativa, devem ocorrer durante o mapeamento de processos, bem como estabelecido os critérios nos acordos de interação de processos, que havendo mudanças nas atividades, pessoas ou equipamentos, que seja analisada antes de efetuar as alterações, garantindo assim que os resultados esperados ocorram.

Análise das partes interessadas é o processo pelo qual você identifica seus principais interessados ​​e ganha seu apoio.

Análise dos impactos dos processos terceirizados: quando a parte interessada é um terceiro em um processo, ou seja, aquele que executa parte do processo em ambiente fora da organização, mas que pode alterar o resultado esperado final do processo.

Um bom gerenciamento das partes interessadas pode evitar conflitos, gerar maior envolvimento e com isso fazer com que se sintam parte, contribuam com suas perspectivas e adicionem valor ao resultado.

Exemplos comuns de partes interessadas:

  • Clientes.
  • Governo.
  • Fornecedores.
  • Órgão regulamentadores.
  • Funcionários.
  • Sócios/acionistas.
  • Comunidade.
  • Concorrentes.

Organização (empresa)

É um sistema formado por diversos setores/departamentos e por um conjunto de processos, em que há interação e interdependência entre eles. Gerenciar esses processos entendendo essa interdependência contribui muito para que o resultado alcançado seja exatamente o esperado e que mediante monitoramento contínuo, com estatísticas, pode-se aperfeiçoá-lo para Obter Resultados Superiores.

Gestão da Qualidade

É um conjunto de estratégias e ações que as empresas adotam de forma coordenada e sistematizada com o objetivo de melhorar de forma contínua seus produtos e processos. É interessante ressaltar que essa gestão não se concentra apenas na parte interna da empresa: ela se estende a toda cadeia produtiva, envolvendo fornecedores, parceiros e distribuidores.

Sistema de Gestão da Qualidade

Podemos definir como conjunto de processos, que seguem a metodologia PDCA – Planejar, Fazer, Controlar e Agir, em que quando executados de maneira sistêmica e organizada, mediante o comprometimento da alta gestão, consegue garantir o resultado esperado pela organização, que pretender obter credibilidade, confiabilidade, segurança e a satisfação do cliente.

Acreditação

É um método de avaliação e certificação que busca, por meio de padrões e requisitos previamente definidos, promover a qualidade e a segurança das empresas avaliadas. Para ser acreditada, a organização precisa comprovadamente atender aos padrões definidos pela Norma escolhida de certificação.

Normas Acreditadoras ou Certificadoras

Conjunto de critérios e requisitos planejados para que uma vez seguidos pela organização, essa conseguirá obter os resultados desejados, que têm estabelecido e implementado um Sistema de Gestão da Qualidade, assegurando a segurança, credibilidade e confiabilidade da organização.

RS – Resultados Superiores

São resultados traçados acima da meta estabelecidas, considerando a linha de tendência, com ações preventivas e corretivas, para ampliar o resultado esperado ou desejado de um processo.

Obter Resultados Superiores

Slogan da Acreditare Gestores que defende que todo resultado obtido, desde que analisado criticamente, com base em evidências estatísticas, pode ser aprimorado, alacando seu desempenho em para no novo ciclo de tempo.

NC – Não Conformidades

São os achados em uma auditoria que evidenciam o não atendimento de um requisito pré-estabelecido, sejam eles por fatores externos (normas certificadoras, normas legislativas, leis) ou fatores internos (procedimentos documentados, critérios, regimento interno, regras criadas pela empresa).

OB – Observações

São os achados de uma auditoria que possuem tendência de se agravar e virar uma não conformidade, necessitando atenção especial da empresa avaliada.

OM – Oportunidades de Melhorias

São os achados de auditoria com base em boas práticas que o auditor tem por experiência, que uma vez seguidas, contribuirá com a melhoria da empresa avaliada.

Princípios da Qualidade

  1. Foco no cliente.
  2. Liderança.
  3. Envolvimento das pessoas.
  4. Abordagem de processo.
  5. Tomada de decisão baseada em evidência.
  6. Melhoria contínua.
  7. Gestão de Relacionamento.

Reunião de Análise Crítica

São as reuniões programadas pela alta gestão com foco em discutir os resultados obtidos no mês ou no período definido como necessário para avaliar um ciclo, que pode ser bimestral, trimestral ou semestral. Os números são apresentados e discutidos com base nas metas estabelecidas, para que se discuta necessita de ações corretivas.

Acordos Estabelecidos entre Processos

Contratos formais estabelecidos entre os processos com o compromisso de notificar as falhas, por meio de indicadores, para medir o desempenho. Outro compromisso é de alertar qualquer alteração significativa que possa comprometer o resultado esperado, antes de se colocar em prática.

Indicadores de Performance (KPI´s)

Os indicadores chave de desempenho, também conhecidos como KPIs (Key Performance Indicators), são ferramentas de gestão para verificação do nível de desempenho ou de sucesso de uma organização em uma meta específica ou geral, contribuindo para acompanhamento de forma sistemática dos objetivos a fim de que os gestores de uma empresa possam verificar se estão no caminho certo.

  • Damaceno, Ronaldo José, A qualidade fazendo parte de você!, São Paulo: Editora rápida, 2020
  • Berwick, Donald M. Melhorando a qualidade dos serviços médicos, hospitalares e da saúde. São Paulo: Makron Books, 1994.
  • Silva, João Martins da. O Ambiente da Qualidade na Prática – 5S. Belo Horizonte: Fundação Christiano Ottoni, 1996.
  • Ballestero, Alvarez, Maria Esmeralda. Administração da qualidade e da produtividade. São Paulo: Atlas, 2001 SUMANTH, David J. Productivity
  • Engineering and Management. McGraw Hill, Inc, 1994. TAKASHINA, Newton T.; FLORES, Mario C. Indicadores da qualidade e do desempenho. Rio de Janeiro: Qualitymark, 1997.
  • ASSOCIAÇAO BRASILEIRA DE NORMAS TÉCNICAS. ABNT NBR ISO 9001:2015 Sistema de Gestão da Qualidade – Requisitos. Rio de Janeiro, 2015.
  • ASSOCIAÇÃO BRASILEIRA DE NORMASTÉCNICAS. ABNT NBR ISO 14001:2015 Sistema de Gestão Ambiental – Requisitos com orientação para uso. Rio de Janeiro, 2015.
  • ASSOCIAÇÃO BRASILEIRA DE NORMASTÉCNICAS. ABNT NBR 16001:2015 Responsabilidade Social – Sistemas de Gestão – Requisitos. Rio de Janeiro, 2015.
  • BRITISH STANDARDS INTERNATIONAL. OHSAS 18001:2007. Sistemas de Gestão da Segurança e Saúde no Trabalho – Requisito. São Paulo, 2007.
  • BRITISH STANDARDS INTERNATIONAL. PAS 99:2006 – Especificação de Requisitos Comuns de Sistemas de Gestão como Estrutura para a Integração. São Paulo, 2006.
  • OLIVEIRA, Djalma de Pinho Rebouças de, 1943 – Sistemas, Organização e Métodos: Uma Abordagem Gerencial – 6ª edição – São Paulo: Atlas, 1995.
  • CAULLIRAUZ, Heitor M.; “Sistemas Integrados de Gestão e Qualificação Gerencial”; Grupo de Produção Integrada, COPPE/UFRJ, Documento Interno, Rio de Janeiro, junho de 1999.
  • ONA, História da Acreditação, 2012.
  • MA ONA 2018
  • Norma PADI 2016
  • Normal PALC 2018
  • Normal DICQ 2018

Por Ronaldo José Damaceno, Gestor Executivo de Produção e Qualidade, especializado em crescimento sustentável. Para consultoria, mentoria e treinamentos, entre em contato e CEO da Acreditare Gestores.

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Saiba qual importância tem Gestão da Qualidade para Saúde

Saiba qual importância tem Gestão da Qualidade para Saúde

Por Ronaldo José Damaceno, São Paulo, 25/11/2022 – revisado em 29/03/2024

Na última década, o movimento pela qualidade, introduzido nos setores industriais e de serviços, expandiu-se para o setor de saúde. As teorias básicas de controle e melhoria de qualidade, formuladas por Joseph Juran e W. Edwards Deming, bem como as abordagens abrangentes de gerenciamento pela qualidade da Gestão pela Qualidade Total (TQM) e Melhoria Contínua da Qualidade (CQI) estão ganhando espaço no funcionamento cotidiano de instituições de saúde em todo o mundo.

A maioria dos gestores e formuladores de políticas na área da saúde admitem agora como imperativa a avaliação e o controle de qualidade, bem como as atividades de melhoria de desempenho.

Existem divergências, entretanto, quanto ao método de avaliação da qualidade a ser utilizado, devido aos diferentes interesses envolvidos: tanto os da própria instituição de saúde, quanto os dos órgãos reguladores/normalizadores e as companhias de seguros-saúde que pagam ou compram os serviços prestados.

Além disso, há uma expectativa crescente de que a comunidade, como um todo, e especialmente os pacientes, devem ter acesso a informações de qualidade, para auxiliá-los a escolher os serviços de saúde e os médicos para lhes prestarem atendimento.

Se preferir leia o artigo “O que é qualidade!. Inscreva-se no nosso canal do Spotify!

A reforma da saúde e o movimento da qualidade estão intimamente ligados. Vários países estão tentando gerir eficientemente o excesso de oferta e controlá-lo quanto ao custo total.

Espera-se que isso possa ser feito sem redução na acessibilidade e na qualidade dos serviços de saúde. Novos mecanismos de pagamento estão sendo elaborados com o objetivo de introduzir maior eficiência na produção dos serviços e, consequentemente, reduzir os custos. Por exemplo, sistemas centralizados que anteriormente financiavam todos os gastos com o funcionamento e prestação de serviços à população estão implementando controles nos gastos por meio da introdução de mecanismos de pagamento vinculados aos diagnósticos, seguros-saúde pagos pelo empregador e seguros de saúde privados.

Os sistemas centralizados também estão verificando que a eficiência observada nos serviços organizados em redes integradas é bem promissora. A privatização, normalmente voltada para atividades industriais, foi introduzida no setor de saúde, tanto na prática liberal quanto na propriedade privada de serviços de saúde. Há também países onde os serviços de saúde estão sendo consolidados em grandes corporações, cuja ações são negociadas na Bolsa.

Fica evidente em todo o mundo é o movimento para priorizar a prestação de serviços em ambulatórios e em clínicas localizadas na comunidade, uma vez que são menos onerosos. A introdução do home care (cuidados domiciliares) e dos serviços para pacientes crônicos (long-term care/hospice care) é uma resposta à necessidade de se utilizar as unidades de cuidados intensos de maneira mais eficiente, de reduzir o tempo de permanência e assim aumentar a produtividade dos leitos e serviços.

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Em países desenvolvidos, assim como nos países em desenvolvimento, o expressivo custo dos serviços com grande frequência leva questões dessa área a serem incluídas na agenda legislativa e de regulamentação. As abordagens legislativas e de normalização são tipicamente fragmentadas e resultam em mudanças que podem ou não resultar em melhorias.

Raramente um país tem a oportunidade de reformar o seu sistema de saúde. Portanto, são comuns as mudanças graduais, frequentemente introduzidas ou obtidas por meio do micro gerenciamento de elementos parciais do sistema.

Este tipo de mudança é acompanhado de uma grande expectativa de que sejam alcançadas melhorias no acesso aos serviços de saúde, maior eficiência na prestação de serviços e, em última instância, melhoria na saúde e bem-estar da população. Em geral, os pacientes não têm informação suficiente para escolher efetivamente entre mudanças repetidas.

À medida que informações de todos os tipos se tornam mais acessíveis, a expectativa é de que isso também ocorra para as informações na área da saúde. São necessárias informações que ajudem os indivíduos a identificar os serviços e os profissionais que atendem a certas expectativas de “qualidade”.

Essas expectativas podem estar relacionadas à infraestrutura (“Onde existe um serviço com aparelho de raios X?”), processos de cuidados (“Qual o tempo de espera para ser atendido na clínica ou na Emergência?”) e resultados dos cuidados (“Será que o meu filho vai ficar bom?”).

Informações objetivas que podem responder a essas indagações geralmente não estão disponíveis ao público e com frequência também não estão disponíveis sequer à unidade de saúde, profissionais de saúde e agências reguladoras.

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Nesse contexto, o interesse crescente na avaliação da qualidade de serviços de saúde propiciou um clima no qual os responsáveis pela tomada de decisões, em todos os níveis, buscam dados objetivos de avaliação da qualidade sobre as instituições de saúde.

O licenciamento, a acreditação e a certificação são abordagens de avaliação da qualidade existentes que visam atender às necessidades de informação sobre qualidade e desempenho.

Essas abordagens têm diferentes propósitos e diferentes capacidades. Escolher a abordagem indicada ou uma combinação delas exige uma análise cuidadosa das necessidades e das expectativas de quem procura as informações. Isto é válido tanto para um único hospital buscando acreditação quanto para um Ministério da Saúde que deseje estabelecer padrões mínimos de qualidade para licenciar unidades rurais de planejamento familiar.

Uma das primeiras etapas ao se estabelecer um sistema de avaliação de qualidade é determinar as necessidades que ele tem de atender para que se elabore ou se escolha o sistema mais eficiente possível. Como a avaliação da qualidade não é planejada para incluir todas as diferentes necessidades encontradas na maioria dos sistemas de saúde, é fundamental que as limitações do sistema sejam claramente identificadas, assim como as suas capacidades. Por exemplo, as exigências para licenciamento não incluem a avaliação da capacidade do serviço para iniciar e manter um programa de melhoria de desempenho; entretanto, as exigências para acreditação costumam identificar essa capacidade.

Da mesma forma, apesar de os padrões da ISO 9001 abordarem o sistema de gestão de qualidade de uma instituição, o seu enfoque concentra-se mais no controle do processo e nas especificações do desenho do produto e menos na avaliação dos resultados; ao passo que este último é inerente a um sistema de acreditação.

ISO são as iniciais de International Organization of Standardization (“Organização Internacional de Padronização”), uma federação não governamental de órgãos nacionais de padronização de mais de 90 países, com sede em Genebra. Apesar de poder haver divergências de abordagens, na realidade os sistemas de avaliação para licenciamento, certificação e acreditação podem ter muitos elementos comuns.

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A acreditação é normalmente um programa voluntário, patrocinado por uma organização não governamental, no qual colegas treinados externamente avaliam a conformidade da instituição de saúde com padrões de desempenho preestabelecidos. A acreditação abrange a capacidade ou desempenho da instituição, não do profissional individual. Ao contrário do licenciamento, a acreditação enfoca estratégias contínuas de melhoria e alcance de padrões ótimos de qualidade e não apenas a conformidade a padrões mínimos destinados a garantir a segurança pública.

Os padrões de acreditação são, geralmente, desenvolvidos por um consenso de especialistas em saúde, publicados, analisados e revistos periodicamente para ficarem atualizados com o progresso na área da qualidade de serviços de saúde, avanços tecnológicos e terapêuticos e mudanças na política de saúde.

Dependendo do escopo e da filosofia do modelo específico de acreditação escolhido, os seus padrões podem comportar-se como um sistema, organizando-se em torno de funções e processos chave centrados tanto no paciente quanto na instituição. Por exemplo, avaliação do paciente, controle de infecções, garantia de qualidade e gerenciamento de informações. Alternativamente, os padrões podem ser agrupados por departamentos ou serviços dentro de uma instituição de saúde, como serviços de enfermagem, farmácia e radiologia.

Melhorar a qualidade dos cuidados da saúde estabelecendo metas ótimas a serem atingidas ao se alcançar os padrões para organizações de saúde;

Estimular e melhorar a integração e o gerenciamento dos serviços de saúde;

Estabelecer um banco de dados comparativos de instituições de saúde;

Reduzir os custos dos cuidados da saúde enfocando ou aumentando a eficiência e efetividade dos serviços;

Oferecer educação e consultoria a instituições de saúde, gerentes e profissionais de saúde sobre estratégias de melhoria de qualidade e “melhores práticas” na área da saúde;

Fortalecer a confiança do público na qualidade dos cuidados à saúde; e

Reduzir os riscos associados a lesões e infecções em pacientes e membros do quadro de pessoal.

Para que se tome uma decisão de acreditação quanto à capacidade de uma instituição de saúde de atender padrões de desempenho publicados, uma equipe especializada na matéria ou avaliadores treinados fazem uma avaliação “in loco” em intervalos predeterminados, geralmente a cada dois ou três anos. Dependendo do planejamento e das normas do programa de acreditação, essas avaliações ou levantamentos “in loco” podem ser realizados notificando-se ou não antecipadamente a instituição. Existem vantagens e desvantagens em ambas as abordagens.

Quando se comunicam à instituição de saúde as datas do levantamento, ela pode tomar medidas para que os gerentes chave e membros do quadro de pessoal estejam presentes e disponíveis para participar do processo, promovendo assim oportunidades ótimas para consultas e educação com a equipe de avaliadores. Por outro lado, quando a instituição sabe as datas exatas em que o levantamento será feito, pode haver uma tendência da instituição em investir em um esforço de último minuto para “parecer bem” perante os avaliadores. Como uma limpeza especial das instalações, dificultando à equipe de avaliadores determinar as práticas e o funcionamento habitual.

Independente da abordagem que se use ao se agendar uma avaliação “in loco”, uma equipe de avaliadores bem treinada e detalhista examinará além da superfície aparente para determinar se essa instituição de saúde atende a uma ampla série de padrões organizacionais e voltados a cuidados prestados aos pacientes.

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Os avaliadores geralmente empregam uma variedade de estratégias de avaliação para determinar se a instituição de saúde atende a padrões relativos a sistemas e funções chave, como cuidados a pacientes, controle de infecções, gerenciamento de ambiente, gerenciamento de recursos humanos e garantia de qualidade. Por exemplo, a equipe de levantamento pode analisar documentos escritos (como planos operacionais e orçamentários, normas e procedimentos para condutas clínicas, procedimentos operacionais padronizados para a realização de certos exames laboratoriais).

Além de uma análise dos documentos, os avaliadores costumam entrevistar os dirigentes da instituição, médicos, funcionários e pacientes para determinar o desempenho e a conformidade da instituição com os padrões. Por exemplo, um avaliador pode querer entrevistar um paciente sobre o seu nível de satisfação com os cuidados prestados pela instituição, bem como pedir um retorno ao paciente sobre como a instituição poderia melhorar os seus serviços ou a prestação de cuidados.

Os dirigentes, incluindo membros da direção e da administração da instituição, podem ser entrevistados sobre os processos empregados pela instituição e como são projetados para atender a padrões de planejamento, orçamento, atividades de garantia da qualidade e gerenciamento de recursos humanos. Os médicos podem ser entrevistados sobre processos de assistência a pacientes (por exemplo, avaliação de pacientes, uso de medicação, exames diagnósticos).

Os avaliadores da agência de acreditação normalmente visitam o prédio da instituição e as áreas de assistência, para avaliar os padrões relacionados com aspectos gerais de segurança do prédio, gerenciamento do lixo, limpeza em manutenção em geral, gerenciamento de equipamentos e suprimentos, controle de infecções, segurança contra incêndio e preparação para emergências. Serviços diagnósticos, como o departamento de radiologia e o laboratório, são também avaliados quanto à segurança, eficácia, controle de qualidade e gerenciamento de equipamentos.

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Interação de Processos para engajar a Gestão da Qualidade

Por Ronaldo José Damaceno, São Paulo 25/11/2022, revisado em 29/03/2024

Nos últimos anos, com o crescimento das empresas acreditadas no país e a integração das normas, surge a necessidade de uma interação entre os Processos de Gestão da Qualidade, Gestão de Pessoas e Gestão de Riscos.

Alinhar os documentos desses processos de forma integrada e sistemática é fundamental para uma Gestão de Resultados eficaz. Não há mais espaço para desencontros de informações, retrabalho e, principalmente, para trabalho isolado que não conduz a lugar algum.

Com esse propósito, a Acreditare Gestores desenvolveu um fluxo que tem como objetivo demonstrar a importância desses processos e a necessidade de interação entre seus documentos para estabelecer uma política de gestão por resultados.

A ideia central é destacar o ponto comum entre esses processos: a tarefa, que deve abordar as características da qualidade, das pessoas e da segurança.

Pilares de Gestão de Resultados
Pilares para garantir os resultados

A maioria das organizações é estruturada em hierarquias, divididas por áreas, departamentos e setores, semelhante ao Sistema Governamental Executivo, originado do Exército. As pessoas com cargos estratégicos têm autonomia e responsabilidade em pensar em todos os pontos fortes e fracos da organização, idealizar ações futuristas e tomar decisões.

Já as pessoas com cargos táticos precisam executar o que foi planejado em suas áreas, departamentos e setores, muitas vezes sem se importar com o principal resultado de qualquer organização: a Satisfação do Cliente. Enquanto as pessoas com cargos operacionais devem obedecer e implementar, mesmo que discordem dos planejadores e executores das ações.

Organograma Vertical
Modelo de Organograma

Os relacionamentos entre as pessoas nessas organizações são muitas vezes conflitantes e concorrentes, com segredos entre elas, dificultando o trabalho em equipe e o envolvimento das pessoas com o Resultado Desejado da alta direção. Além disso, o feedback não é fácil, pois os setores de apoio estratégico da alta direção muitas vezes não têm influência sobre as diretorias, semelhante ao que acontece com as Agências Reguladoras em relação aos Governantes.

Se considerarmos as Normas Nacionais e Internacionais voltadas para o reconhecimento de Sistemas de Gestão da Qualidade, a visão adotada é holística e sistêmica, voltada para Segurança e Satisfação do Cliente. Portanto, os processos precisam ser mapeados, implementados e gerenciados, juntamente com seus perigos e riscos, com planos de contingência, correção e mitigação. Essa visão contribui para uma gestão que valoriza o Foco do Cliente em vez da personalização presente em sistemas hierárquicos.

Visão holística de um SGQ
Visão Holística de um SGQ

Os processos podem ser classificados como estratégicos, chave, operacionais e de apoio, e devem ser alinhados horizontalmente para satisfazer as necessidades e expectativas dos clientes, que determinam o sucesso ou fracasso de qualquer organização. É fundamental que os gestores estejam engajados e comprometidos com essa cultura de servir produtos e/ou serviços eficazes, capazes de obter o reconhecimento satisfatório do cliente, para alcançar Resultados Superiores.

O primeiro passo é alinhar o Planejamento Estratégico com os documentos dos processos de Gestão da Qualidade, Gestão de Pessoas e Gestão de Riscos, começando pela tarefa comum a todos. Em seguida, discutir com cada processo os requisitos de entrada e saída, os recursos necessários, os perigos e riscos associados em cada etapa, bem como os controles de qualidade e as ações para garantir que esses controles realmente funcionem para melhorar os resultados desejados pela organização.

Os documentos estabelecidos por esses processos se tornarão parte integrante das tarefas da organização, desde que estejam alinhados. Do contrário, continuaremos tendo belos documentos que não se comunicam, com cada gestor defendendo seu interesse sem levar em conta a opinião e a necessidade do cliente/paciente. Isso cria uma situação em que, dentro da mesma empresa, há várias outras com excelentes resultados individuais, mas que, no final, não agregam valor ao negócio principal.

Com essa perspectiva, analisamos a organização como um sistema cujo objetivo é satisfazer seus clientes. Os processos existem para contribuir com esse objetivo, e o resultado de um interfere diretamente ou indiretamente no outro. Portanto, cada processo estratégico precisa trabalhar no desenvolvimento dos processos primários e de apoio, buscando o melhor fluxo, os melhores profissionais e o menor risco para os resultados desejados da organização. Isso inclui o estabelecimento de indicadores para verificar periodicamente o desempenho, as competências e os riscos, formando assim um tripé para dimensionar os custos da organização.

É nesse momento que muitas organizações recorrem a uma Consultoria para ajudá-las a reformular sua gestão organizacional. No entanto, se a empresa contratada não tiver o firme propósito de Visão Sistêmica, Gestão de Processos e Gestão por Resultados, dificilmente conseguirá mudar esse cenário e poderá até piorá-lo, uma vez que a qualidade só será priorizada alguns meses antes da auditoria de terceira parte.

Preocupada com essa necessidade, a Acreditare Gestores vem aprimorando seus processos de Consultoria, Mentoria e Treinamento para que essas ações caminhem juntas, propiciando a troca de informações, experiências e, principalmente, a compreensão de que um processo depende do outro para alcançar eficiência e eficácia e obter Resultados Superiores e alta performance.

Gestão da Qualidade

É um conjunto de estratégias e ações que as empresas adotam de forma coordenada e sistematizada com o objetivo de melhorar de forma contínua seus produtos e processos. É interessante ressaltar que essa gestão não se concentra apenas na parte interna da empresa: ela se estende a toda cadeia produtiva, envolvendo fornecedores, parceiros e distribuidores.

Gestão de Pessoas

É a junção de conceitos, ações e técnicas sobre alinhamento de propósitos, atração, retenção e programas de capacitação e desenvolvimento propostos pela empresa com o objetivo de desenvolver seu capital humano: as pessoas e garantir o alcance dos objetos pessoais e da empresa.

Gestão de Riscos

É o conjunto de atividades coordenadas que têm o objetivo de gerenciar e controlar uma organização em relação a potenciais ameaças, seja qual for a sua manifestação.

Gestão de Resultados

É um modelo de administração que visa priorizar os resultados em todos os processos da empresa, sendo todas as decisões e ações dos profissionais que nela atuam são voltadas para este objetivo, com o intuito de alavancar o desempenho organizacional, tendo como foco principal o resultado.

Resultado Desejado

É aquele que o cliente almeja, mas que não necessariamente espera ter com a sua solução. Estar atento às possibilidades de surpreender positivamente o seu cliente é essencial e pode ser o fator chave para a fidelização.

Normas Nacionais e Internacionais

Conjunto de critérios e requisitos planejados para que uma vez seguidos pela organização, essa conseguirá obter os resultados desejados, que têm estabelecido e implementado um Sistema de Gestão da Qualidade, assegurando a segurança, credibilidade e confiabilidade da organização.

Sistema de Gestão da Qualidade

Podemos definir como conjunto de processos, que seguem a metodologia PDCA – Planejar, Fazer, Controlar e Agir, em que quando executados de maneira sistêmica e organizada, mediante o comprometimento da alta gestão, consegue garantir o resultado esperado pela organização, que pretender obter credibilidade, confiabilidade, segurança e a satisfação do cliente.

Visão Holística e Sistêmica

A visão sistêmica enxerga a realidade em suas relações existentes e entende cada parte como o todo, e o todo é sempre maior que a soma de suas partes. A visão sistêmica é analítica, comparativa, explicativa, busca conexões e desconexões que ligam cada parte do todo, e a visão holística é intuitiva, histórica, absoluta, é aberta ao todo, sem análises e julgamentos.

Segurança e Satisfação do Cliente

Uma das principais tendências do mercado é utilizar métricas e indicadores de desempenho para tomar decisões de negócio com mais segurança. Entre elas, está a satisfação do cliente, que pode ser monitorada e mensurada de forma periódica pelo estabelecimento. Para isso, existem diferentes formas de levantar o indicador.

Foco do Cliente

O conceito de foco no cliente determina que uma empresa deve orientar todas as suas energias para atender as necessidades dos clientes de uma forma que os surpreenda positivamente. Seu objetivo é oferecer uma solução que supera suas expectativas, o que vai levar a sua fidelização, isto é, à continuidade do relacionamento com sua empresa.

Processo

Pode ser definido como ação continuada; realização contínua e prolongada de alguma atividade; seguimento, curso, decurso. Sequência contínua de fatos ou operações que apresentam certa unidade ou que se reproduzem com certa regularidade; andamento, desenvolvimento, marcha. Por ser apaixonado pela simplicidade, definirei processo como um conjunto de atividades realizadas para atingir um determinado resultado.

Obter Resultados Superiores

Slogan da Acreditare Gestores que defende que todo resultado obtido, pode se transforma em RS – Resultados Superiores, desde que analisado criticamente, com base em evidências estatísticas, pode ser aprimorado, alçando seu desempenho para no novo ciclo de tempo.

RS – Resultados Superiores

São resultados traçados acima da meta estabelecidas, considerando a linha de tendência, com ações preventivas e corretivas, para ampliar o resultado esperado ou desejado de um processo.

Planejamento Estratégico

É uma competência da administração que auxilia gestores a pensar no longo prazo de uma organização. Alguns itens e passos cruciais para o plano estratégico são: missão, visão, objetivos, metas, criação de planos de ação e seu posterior acompanhamento.

Consultoria

É uma ciência interdisciplinar e serviço profissional especializado de aconselhamento pessoal, empresarial, governamental ou organizacional.

Visão Sistêmica

É um conceito que surgiu no mundo empresarial, mas pode abranger todas as áreas da vida. Basicamente, essa habilidade consiste em tomar decisões considerando toda uma conjuntura. Em outras palavras, ter a visão sistêmica significa tomar decisões assertivas considerando todos os fatores envolvidos.

Gestão de Processos

É um conjunto de práticas que têm o objetivo de buscar o aperfeiçoamento contínuo dos processos organizacionais de uma empresa ou instituição.

Gestão por Resultados

A empresa é orientada por um conjunto de metas que se planeja alcançar em curto, médio ou longo prazo. Os resultados desejados são baseados em necessidades dos clientes e oportunidades do mercado de forma a melhorar a qualidade dos produtos ou serviços oferecidos pela empresa.

Mentoria

A função da mentoria é o desenvolvimento constante do mentorado por meio do compartilhamento de experiências.

Treinamento

A expressão treino ou treinamento refere-se ao processo de aquisição de conhecimento, habilidades e competências como resultado de formação profissional ou do ensino de habilidades práticas relacionadas à competências úteis específicas.

Interação de Processos

Quando buscamos no dicionário, concluímos que interação é a influência mútua de processos inter-relacionados, ação mútua ou compartilhada entre dois ou mais processos ou indivíduos. Podemos definir ainda que é a comunicação entre as pessoas e processos que convivem, para agregar valor aquilo que se faz.

Ter uma gestão integrada é buscar uma sinergia na interação entre esses processos e para isso, é preciso estudar um pouco o relacionamento entre clientes e fornecedores internos (partes interessadas). Na verdade, temos que ter muito claro qual é o resultado esperado dos processos (produtos ou serviços), ou seja, qual a entrega do meu processo para com o meu cliente.

Sendo assim, podemos resumir que interação de processos, é a descrição clara e objetiva dos requisitos de entrada e saída para agregar valor ao resultado esperado no cumprimento das atividades estabelecidas.

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Acreditare Gestores oferece consultoria, mentoria e treinamento para empresas e pessoas que buscam por melhorias nos processos existentes, seja para melhorar o despenho, para conquistar uma acreditação ou para alinhar as estratégias com o time de trabalho.

  • Damaceno, Ronaldo José, A qualidade fazendo parte de você!, São Paulo: Editora rápida, 2020
  • Berwick, Donald M. Melhorando a qualidade dos serviços médicos, hospitalares e da saúde. São Paulo: Makron Books, 1994.
  • Silva, João Martins da. O Ambiente da Qualidade na Prática – 5S. Belo Horizonte: Fundação Christiano Ottoni, 1996.
  • Ballestero, Alvarez, Maria Esmeralda. Administração da qualidade e da produtividade. São Paulo: Atlas, 2001 SUMANTH, David J. Productivity
  • Engineering and Management. McGraw Hill, Inc, 1994. TAKASHINA, Newton T.; FLORES, Mario C. Indicadores da qualidade e do desempenho. Rio de Janeiro: Qualitymark, 1997.
  • ASSOCIAÇAO BRASILEIRA DE NORMAS TÉCNICAS. ABNT NBR ISO 9001:2015 Sistema de Gestão da Qualidade – Requisitos. Rio de Janeiro, 2015.
  • ASSOCIAÇÃO BRASILEIRA DE NORMASTÉCNICAS. ABNT NBR ISO 14001:2015 Sistema de Gestão Ambiental – Requisitos com orientação para uso. Rio de Janeiro, 2015.
  • ASSOCIAÇÃO BRASILEIRA DE NORMASTÉCNICAS. ABNT NBR 16001:2015 Responsabilidade Social – Sistemas de Gestão – Requisitos. Rio de Janeiro, 2015.
  • BRITISH STANDARDS INTERNATIONAL. OHSAS 18001:2007. Sistemas de Gestão da Segurança e Saúde no Trabalho – Requisito. São Paulo, 2007.
  • BRITISH STANDARDS INTERNATIONAL. PAS 99:2006 – Especificação de Requisitos Comuns de Sistemas de Gestão como Estrutura para a Integração. São Paulo, 2006.
  • OLIVEIRA, Djalma de Pinho Rebouças de, 1943 – Sistemas, Organização e Métodos: Uma Abordagem Gerencial – 6ª edição – São Paulo: Atlas, 1995.
  • CAULLIRAUZ, Heitor M.; “Sistemas Integrados de Gestão e Qualificação Gerencial”; Grupo de Produção Integrada, COPPE/UFRJ, Documento Interno, Rio de Janeiro, junho de 1999.
  • ONA, História da Acreditação, 2012.
  • MA ONA 2018
  • Norma PADI 2016
  • Normal PALC 2018
  • Normal DICQ 2018

Por Ronaldo José Damaceno, Gestor Executivo de Produção e Qualidade, especializado em crescimento sustentável. Para consultoria, mentoria e treinamentos, entre em contato e CEO da Acreditare Gestores.

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